التخطيط للمخزون في موسم لا يمكن التنبؤ به

الموسم تقويم لا توقع. الطلب على سلع رمضان أو مستلزمات الدخول المدرسي أو سلع الصيف يصل لأن التاريخ يصل، وحجمه تقرره بيوت لا ترونها. فالنافع ليس رقما واحدا، بل شكل الخطة: ما تلتزمون به، وما تحفظونه قابلا للإلغاء، ومتى تتحرك قواعد إعادة الطلب، وماذا تفعلون بالفائض. موسم مخطط بهذا الشكل ينجو من تقدير خاطئ، وموسم قدر جيدا ثم التزم بكله في طلب واحد لا ينجو.

من أين تأتي خطة الموسم إن لم تأت من توقع؟

من أرقام الموسم الماضي، لكل صنف ولكل أسبوع. لا من إجمالي الإيراد، فهو يخفي التشكيلة: قد يتبادل صنفان موقعهما ويبقى الإجمالي كما هو، والرف يمتلئ بالصنف الخطأ.

ثم اقرأوا النفاد بأمانة. صنف نفد في أول الموسم يقول ما استطعتم توفيره، لا ما أراده الناس، فرمزه سقف لا طلب. والأمر نفسه لكل ما تحرك بعد تخفيض: تلك الوحدات بيعت بسعر لا تنوون تكراره، وإعادة طلبها بالسعر الكامل تكرر الخطأ بمال أكثر.

بماذا يختلف الموسم عن شهر عادي؟

التاريخ معلوم والحجم مجهول. هذا التفاوت هو ما يجعل الموسم قابلا للتخطيط: يمكن إدخال التقويم في النظام، والشراء على أساسه، وتوزيع العمل عليه، دون معرفة الكمية. الشهر العادي تخططونه من معدل بيع، والموسم تخططونه من تاريخ ونطاق، وتديرون النطاق أسبوعا بأسبوع.

والفرق الثاني أن الجميع يشتري في اللحظة نفسها. تمتد آجال التوريد في الوقت الذي تحتاجون فيه ألا تمتد، ولهذا تفشل خطة تفترض أجل التوريد المعتاد بهدوء في منتصف الموسم.

ما الفرق بين مخزون تلتزمون به ومخزون يمكنكم إلغاؤه؟

هذا الفرق هو الرافعة الأساسية، وهو قرار شراء أكثر منه قرار مخزون.

نوع المخزون	ما يكلفكم الآن	ما يمكنكم فعله
طلب مؤكد وواصل	نقدا ومساحة رف	بيعه أو تخفيضه
مطلوب داخل مهلة إلغاء	وعد، وأحيانا تسبيق	خفض الكمية قبل التاريخ
إشارة إلى المورد بلا طلب	انتباه فقط	تغيير الكمية أسبوعيا
الصنف نفسه من مورد ثان	علاقة تجارية	التحول إن تأخر الأول

فالشراء يجب أن يكون له أساس مؤكد وجزء علوي قابل للإلغاء. الأساس ما تبيعونه حتى في موسم ضعيف. والجزء العلوي تطلبونه كحق لا كمخزون: اتفاق فيه تاريخ يمكن قبله خفض الكمية. أما الالتزام بالموسم كله في طلب واحد لكسب سعر أفضل، فيقايض كل تلك المرونة بهامش لا تقيسونه إلا بعد انتهاء الموسم، وخطأ التقدير أكبر من الخصم في كل مرة تقريبا.

كم نقدا ينتهي في الصنف الخطأ؟

كل وحدة زائدة نقد يلبس رفا. وهي أسوأ من رف فارغ، لأن الرف الفارغ خسارة ترونها وتعدونها، أما المخزون الخطأ فخفي، ويستهلك المساحة ووقت الجرد وانتباه من يزيحه جانبا كل مرة ليصل إلى صنف يبيع.

والسؤال الذي يطرح على أي خطة: كم من الشراء يقع في الأصناف القليلة التي حملت الموسم السابق. وإن وزعت الميزانية بالتساوي إنصافا لكل صنف، نفدت الأصناف الرابحة مبكرا وانتظر الباقي موعد التخفيض. الخطة الصادقة تبدو غير متساوية.

متى تتحرك نقطة إعادة الطلب؟

قبل أن يفتح الموسم، وبتغيير مؤرخ لا بتغيير تعتمدون على تذكره. نقطة إعادة الطلب المضبوطة على متوسط السنة خاطئة في الاتجاهين: مرتفعة في الأشهر الهادئة فتحبس النقد، ومنخفضة في الموسم فيفرغ الرف. وهي مبنية أيضا على أجل توريد خاطئ، لأن المورد يخدم الجميع في وقت واحد والشحنات تصطف.

ويقوم إعداد الموسم على جزأين: معدل البيع اليومي المتوقع في الموسم، وأجل التوريد الذي يجب افتراضه والمورد مشغول. وكلاهما يدخل في نسخة من القاعدة لها تاريخ بداية وتاريخ نهاية، فيتحول النظام في التاريخ دون أن يتذكر أحد. وينطبق ذلك على التغطية المستهدفة، أي عدد أيام المخزون التي تقبلون حملها.

ماذا تفعلون بالفائض؟

تقررون قبل الشراء، لا في الأسبوع الأخير. ومخرج كل فئة جزء من عملية الشراء.

والخيارات ليست متساوية. ترحيل المخزون إلى الموسم التالي يكلف تخزينا ويقبل خطر أن تكون المواصفة أو الطراز قد تغيرا: صحيح للسلع الثابتة، خاطئ لكل ما يرتبط بتاريخ أو بمظهر. والتخفيض في تاريخ معلن أنظف من تخفيض مرتجل، لأنه يعلن سلفا ويدرج في الميزانية بدل أن يكتشف في آخر الموسم. والحزم تنقل البطيء دون خفض سعره الظاهر. والإرجاع إلى المورد أرخص مخرج، ويجب التفاوض عليه وقت الطلب حين تكون اليد أعلى. والشطب أحيانا هو الجواب الصادق، وهو أرخص من مساحة الرف مضافا إليها أجرة تحريك الكراتين مرتين في السنة.

وما يجب تجنبه هو اكتشاف الفائض. الفائض ليس دليلا على أن الشراء كان خاطئا، بل على أن المخرج لم يخطط له.

بأي ترتيب تخططون هذا؟

1. اسحبوا أرقام الموسم الماضي لكل صنف ولكل أسبوع. ضعوا علامة على ما نفد ومتى، وعاملوا تلك الأرقام كسقف لا كطلب.
2. اقسموا الشراء إلى أساس مؤكد وجزء علوي قابل للإلغاء. الأساس يبيع حتى في موسم ضعيف، والجزء العلوي حق يمكن التخلي عنه.
3. ضعوا مهلة الإلغاء ومواعيد التسليم في الطلب نفسه. مكانهما حقول منظمة لا سلسلة رسائل: وثيقة الطلب في معيار UBL تحملهما داخل الطلب.
4. حركوا إعدادات الموسم قبل الموسم، بتواريخ. نقطة إعادة الطلب وأجل التوريد والتغطية: نسخة لها بداية ونهاية، فيكون التحول تلقائيا.
5. احفظوا النقد للجزء العلوي لا للأساس. الأساس أنفق، والجزء العلوي قرار ما يزال في يدكم.
6. حددوا مخرج كل فئة قبل تثبيت الطلب. التاريخ وصلاحية التخفيض ومن يقرر.
7. أديروا أسبوعيا بمعدل البيع لا بقيمة المخزون. قيمة المخزون تقول ما تملكونه، ومعدل البيع يقول ما تفعلونه بعدها.

أين يخطئ هذا؟

• تبنى الخطة من إجمالي الإيراد. الإجمالي يبدو سليما والتشكيلة خاطئة، والتشكيلة هي الموسم.
• يعاد طلب ما نفد في الموسم الماضي كما هو. فيتكرر النقص عن قصد، لأن الرقم الذي أفرغ الرف كان عرضا لا طلبا.
• الالتزام بالشراء كله في طلب واحد لسعر أفضل. يوفر هامشا مرئيا ويستهلك المرونة التي كانت ستستوعب خطأ التقدير.
• تبقى نقطة إعادة الطلب على إعدادها السنوي. تفرغ الأسابيع الأولى الرف، فترد القاعدة بعد فوات الوقت.
• ترتجل التخفيضات في النهاية. يتعلم العملاء أن الانتظار أرخص، ويفتتح الموسم التالي وهم ينتظرون.
• يخزن الفائض كأن التخزين مجاني. الكلفة الحقيقية هي النقد والانتباه الذي لا يذهب إلى الشراء القادم.

ما لا يغطيه هذا المقال

ليس تنبؤا إحصائيا ولا يدعي توقع الذروة. ويفترض أن الموسم الماضي موجود لكل صنف؛ ومن يفتح فئة لأول مرة لا مرساة له، فالأفضل أن يخطط أصغر ويحفظ جزءا من الشراء قابلا للإلغاء ويحدد المخرج مبكرا بدل أن يجتهد في التقدير. ولا يتناول التسعير الترويجي ولا التفاوض مع المورد ولا تمويل الشراء، وهو عند كثير من المؤسسات الصغيرة القيد الحقيقي لا الكمية. ويتعامل مع المواسم الدينية والوطنية كنوافذ طلب فقط: التقويم هو ما يجعل الخطة ممكنة، وليس فرصة تسويقية.

نبني خطة الموسم، أرقام الصنف من الموسم الماضي والتزامات مقسومة وقواعد إعادة طلب مؤرخة ومتابعة أسبوعية لمعدل البيع، بحيث يدار الموسم من تواريخ وأدلة لا من تخمين.