برنامج صيدلية: المشكلة ليست في الصندوق

الصندوق أهون ما في برنامج الصيدلية. الصندوق يبيع صنفا بسعر، أما الصيدلية فتصرف دفعة من صنف واحد، وتلك الدفعة تحمل رقم تشغيلة وتاريخ صلاحية يجب أن يبقيا مع البيع. وكل صعوبة في نظام الصيدلية تبدأ من هنا: العلبة على الرف ليست سطرا واحدا في المخزون، بل عدة أسطر لكل منها تاريخها.

لماذا لا يكون الصنف سطرا واحدا؟

لأن الصنف نفسه يصل في تواريخ مختلفة ولا بد أن يخرج بترتيب ثابت، وتاريخ الصلاحية وحده يحدد ذلك الترتيب. والسطر الذي يحمل كمية واحدة يجيب عن سؤال «كم عندنا»، ولا يجيب عن سؤال «كم يبقى صالحا بعد ثلاثة أشهر»، وهو السؤال الذي تعيشه الصيدلية كل يوم.

فالسطر الذي يحمل الكمية هو الدفعة: الصنف، ورقم التشغيلة، والصلاحية، والكمية الواردة، والمورّد، وتاريخ الاستلام. ويصير الصنف أبا يجمع دفعاته. والصرف يأخذ الكمية من دفعة بعينها — في الغالب أقرب صلاحية على الرف — ويحفظ البيع رقم تشغيلتها وتاريخها.

وهنا يفشل برنامج المخزون العام بهدوء. يبيع عشرين علبة، وينقص رقما واحدا، وتخرج الدفعة التي وقعت عليها اليد. لا ينكسر شيء في ذلك اليوم، بل ينكسر عند قائمة القريب من الانتهاء، لأنها لم تعد تعرف أي علبة تنتهي.

ما وظيفة قائمة القريب من الانتهاء؟

هي قائمة عمل لليوم، لا تقرير للشهر. التقرير يقول ما حدث، والقائمة تقول ما يجب فعله قبل الإغلاق: أعيدوا هذه الدفعة إلى المورّد قبل أن يُغلق باب الإرجاع، وقدّموا تلك إلى واجهة الرف، واحسموا أمر ثالثة، إتلافا أو تخفيضا إن كانت سياسة الصيدلية تسمح به.

وثلاثة أشياء تفرق بين قائمة وزينة: أفق تحدده الصيدلية وتضبطه مرة واحدة، فلا يعاد كتابته في مرشّح كل صباح؛ وإجراء على كل سطر يُسجل عند تنفيذه، فتخرج الدفعة لسبب مكتوب بدل أن تعود غدا؛ ومسؤول، لأن دفعة بلا صاحب دفعة لا يعيدها أحد.

والأفق أهم من الشاشة. أوسع من اللازم فالقائمة هي المخزون كله فلا يقرأها أحد، وأضيق من اللازم فيكون باب الإرجاع قد أُغلق قبل أن تظهر الدفعة.

ماذا يحدث حين يختلف الجزيء والاسم التجاري؟

الوصفة تسمي جزيئا، والرف يحمل عدة أسماء له بأحجام علب مختلفة. والتعريف بالاسم التجاري وحده يدفع العداد إلى أحد أمرين: أن يبيع ما يقول السجل إنه موجود ولا وجود له، أو أن يتخلى عن البيع ويعيد الكلام من أوله.

والشكل العملي مجموعة تكافؤ: الأصناف التي تشترك في الجزيء والتركيز والشكل تُجمع في مجموعة واحدة، ويحتفظ كل عضو بسعره ودفعاته ومخزونه. فيصير الاستبدال حدثا مسجلا — طُلب هذا الاسم وصُرف ذاك — لا مقايضة خفية. والمخزون يتحرك على الدفعة التي خرجت فعلا، وهي وحدها التي يعني تاريخها شيئا للمريض وللسجل.

وأبقوا المجموعة صغيرة وواقعية. فحين تبدأ في حمل حكم علاجي، يصير البرنامج يقدم رأيا طبيا ليس من شأنه.

ماذا يجب أن يحمله تسليم الوردية؟

ثلاثة أرقام وتوقيع: النقد الذي يجب أن يكون في الدرج، والنقد الذي فيه، والفارق مع سببه؛ والمخزون الذي تحرك خارج بيع، معدلا سطرا بسطر لا بإجمالي مصحح؛ ومن أغلق الوردية ووقتها.

والرقم المتوقع يجب أن يُشتق من حركة اليوم — مبيعات ومرتجعات ودفعات على الحساب — لا أن يحسبه من يعدّ. وإن كُتب الإجمالي عند الإغلاق، صار الفارق صفرا دائما وصار الضبط شكلا بلا معنى.

والفارق أمر عادي ويجب أن يُسجل في خطوة: مبلغ، وسبب من قائمة قصيرة، واسم من قبله. وما لا يجوز أبدا تعديل رصيد البداية حتى تتوازن الأرقام، فهذا الإذن وحده يحول التسليم إلى مسألة حساب.

والتوقيع لا قيمة له إن لم يكن الحساب وراءه شخصيا. والدخول المشترك يعني أن كل وردية موقعة باسم «الصيدلية»، وورقة إرشادات المصادقة من OWASP تشرح لماذا لا يحمل الحساب المشترك مسؤولية.

ماذا يجب أن يحمله السجل ليخرج التفتيش ملفا؟

التفتيش يسمي فترة وصنفا، والجواب يجب أن يكون ملفا لا صباحا كاملا في إعادة كتابة الفواتير. وهذا يقتضي أن يُكتب السجل عند البيع، والحقول فيه من البداية: التاريخ والساعة، والمستخدم، والصنف، والدفعة وصلاحيتها، والكمية والاتجاه، والمورّد أو مرجع الوصفة، والسعر.

وخاصيتان تجعلانه صالحا: أنه لا يُعدل بل يُلحق، فالتصحيح سطر عكسي يبقى الملف معه شاهدا على ما قاله السجل قبل الإصلاح؛ وأنه يخرج بصيغة عادية تُفتح في جدول، لأن من سيقرأه لن يكون عنده برنامجكم.

وأي الحقول إلزامي، وكم يُحفظ السجل، وما يجوز إتلافه: ذلك عند الجهة التي تنظم عمل الصيدلي. ودورنا هو الشكل: الحقل موجود، ويُملأ عند الحدث، والتصدير زر واحد.

السؤال	ما يسجله الصندوق	ما يحتاجه العداد
ما خرج؟	صنف وسعر	دفعة ورقم تشغيلتها وصلاحيتها
ما ينتهي قريبا؟	لا شيء	قائمة لها صاحب وإجراء
أي اسم بيع؟	الذي في الوصل	الاستبدال مسجلا
من أغلق الوردية؟	إجمالي	نقد وفارق وسبب ومستخدم
ما يُظهر لاحقا؟	لفة وصولات	تصدير للسجل

ما الذي يُحسم قبل مقارنة البرامج؟

اتبعوا هذا الترتيب، فكل خطوة تحول التالية إلى متطلب.

1. عدّوا الدفعات لا العلب. اكتبوا دفعات صنف سريع الحركة بتواريخ صلاحيتها. وإن كان الجواب كمية واحدة، فالدفعة هي الفجوة.
2. احسموا أفق القريب من الانتهاء بالأشهر وكتابة، وعيّنوا من يعمل القائمة.
3. اكتبوا استبدالات الأسبوع الماضي وتأكدوا أن المخزون ما زال متوازنا بعد إدخالها.
4. امشوا تسليم الإغلاق: من يعدّ، وعلى أي شيء يعدّ، ومن يقبل الفارق.
5. اطلبوا سجل فترة واحدة وأجيبوا عن سؤال مفتش منه وحده.
6. اختبروا التصدير والاستعادة على جهاز نظيف، بصيغة يقبلها محاسبكم.
7. بعد ذلك قارنوا البرامج. الحزمة التي تفشل في سؤالين تظهر في عرض تجريبي لا في الشهر الرابع.

أين يخطئ هذا كله؟

• تسقط الدفعة عند الصندوق. البيع يسجل صنفا، وتصير الصلاحية تخمينا شهريا.
• تُطبع القائمة وتُحفظ في ملف. فتعود الدفعات نفسها حتى تُتلف بخسارة.
• الاستبدال ملاحظة عابرة. يبدل العداد الاسم ويذكره في الكلام، فيسجل المخزون والسجل اسما خاطئا.
• يوازن الدرج بالتعديل. يُعدل رصيد البداية حتى تتفق الأرقام، فيختفي فقد النقد.
• دخول واحد لكل العداد. كل وردية موقعة بالحساب نفسه، فلا يثبت التوقيع شيئا.
• السجل هو ملف الفواتير. البيانات موجودة ولا أحد يستطيع سؤالها، وكل تفتيش يوم من إعادة الكتابة.

ما لا يغطيه هذا المقال

الكلام هنا عن المخزون والصلاحية والاستبدال والسجل الذي يدور حولها. ولا يتناول ما يجوز للصيدلية أن تحتفظ به، ولا كيف تُحفظ الوصفة، ولا ما يجب أن يحتويه سطر في السجل؛ فذلك كله مما تحدده الجهة التي تنظم المهنة، ولا يقوم رأي برمجي مقامه. ولا يتناول الشراء ولا مسارات التعويض ولا سياسة التسعير، ويفترض عدادا ومخزنا واحدا؛ وتعدد الفروع يضيف سؤال تحويل لا يحسمه المقال.

نبني أنظمة الصيدليات حول الدفعة — التشغيلة والصلاحية وقائمة يعملها أحد والاستبدال المسجل وتسليم موقع وسجل يخرج ملفا.