سقوف الدين: الرقم الذي لا يطبقه أحد إلا بعد فوات الأوان

سقف الدين لا وجود له إلا في اللحظة التي يقبل فيها أحدهم طلبا، ولا وجود له أصلا إن لم يرفض النظام الطلب. سواء كتب في جدول، أو روجع في آخر الشهر، أو بقي في رأس من يرد على الهاتف، فهو ملاحظة عن رقم لا ضابط عليه. يصير ضابطا حين يحسب من دين العميل الفعلي، ويطبق قبل خروج البضاعة، ولا يتجاوزه إلا شخص مسمى يكتب سببه.

أين يقيم السقف الآن؟

في ثلاثة مواضع عادة، ولا واحد منها حيث تؤخذ الطلبات: عمود في جدول يحدثه شخص واحد، وحقل نص حر في بطاقة العميل لا يملأه أحد، وذاكرة المالك عن من يجوز البيع له بالأجل.

والفحص لا يكلف شيئا: اقبل طلبا يتجاوز السقف وراقب ما يحدث. فإن كان الجواب «البائع سيسألني أولا»، فالضابط انتباه شخص، والانتباه غير متاح آخر النهار قبل عطلة، وهو وقت وصول أكبر الطلبات.

من يضع السقف، وعلى أي أساس؟

لا على رقم الأعمال. رقم الأعمال يقول كم يشتري العميل، لا كيف يدفع، وأبطأ من يدفع هو غالبا أكبر مشتر، لأن أحدا لا يريد إيقاف حساب كبير.

والأساس أعمار الدين: متوسط أيام التأخر، وأقدم بند ما زال مفتوحا، ومقدار تجاوز العميل موعدا وعد به. والعميل الذي يدفع كامل دينه متأخرا دائما خطر مختلف عن الذي يدفع أكثره سريعا ويترك بقية لا تنغلق.

ثم على الانكشاف: المفوتر وغير المدفوع، والمطلوب وغير المفوتر، وهذا الطلب. ثم على الهامش، لأن عميلا بهامش رقيق ودفع بطيء قرض تمنحه بكلفتك.

والسقف قرار شهية لا حقيقة محاسبية، فيخص دورا واحدا، بجانبه تاريخ وسبب وتاريخ مراجعة. وسقف لا يعاد النظر فيه إما سخي إلى الأبد وإما يوقف عميلا جيدا إلى الأبد.

ما الذي يجب أن يمنع، ومتى؟

عند إدخال الطلب، وعلى مجموع الانكشاف. لا عند الفوترة، ولا عند التسليم، ولا في آخر الشهر.

وترتيب الأحداث يقرر قيمة الضابط. افحص عند الفوترة تجد البضاعة قد خرجت من المخزن ووصلت إلى العميل، ولم يبق إلا خياران: حجز فاتورة على بضاعة عنده، أو إرسالها والأمل في التحصيل. وفي آخر الشهر يصير تقريرا عن قرار دفع المخزون ثمنه.

والإدخال رخيص لأن شيئا لم يتحرك بعد، وهو المرحلة الوحيدة التي يستطيع فيها آخذ الطلب أن يعرض بديلا: كمية أقل، دفعة مقدمة، شيكا.

بشرط واحد: أن يشمل الانكشاف الطلبات المؤكدة وغير المفوترة، وإلا قدم العميل أربعة طلبات تحت السقف، وكان الخامس هو الذي يوجع.

لكل عميل أم لكل مجموعة؟

الاثنان معا في معظم تجار الجملة، لأن الشخص نفسه يتاجر غالبا بأكثر من اسم.

النطاق	ما يقيسه	متى يصلح
العميل	رصيد حساب واحد	جهة قانونية واحدة تدفع
المجموعة	كل الحسابات المرتبطة معا	دافع واحد بأسماء عدة
الضمان	الانكشاف مقابل شيك أو كمبيالة	الدفع مضمون

سقف لكل عميل هو في الحقيقة سقف لكل اسم، وإضافة اسم أمر هين. ثلاث محلات مسجلة منفصلة ورجل واحد يوقع الشيكات: ثلاثة سقوف مريحة تصير انكشافا واحدا غير مريح. والتجميع يجب أن يوجد كبيانات، بمعرّف يربط الحسابات، وإلا بقي في رأس من يعرف العائلة.

والضمانات تسحب في الاتجاه الآخر: شيك يبرر سقفا أعلى، ويجب أن يسجل النظام أي السقوف مضمون، لأن التحصيل يسلك طريقا مختلفا.

ماذا يحدث حين يتأخر الدفع؟

يجب أن يحرر السقف يوم تسجيل الدفعة، وأن يدخلها المحاسب يوم وصولها. وأكثر المحلات تخطئ في الاثنين.

الأول ميكانيكي: يدفع العميل، ويسجل الوصل بعد ثلاثة أيام، وفي الفترة بينهما يرفض العدّاد طلبا لعميل لا دين عليه. والرد متوقع: يرفع أحدهم السقف لفك الحجز، ثم لا يعود إلى ما كان.

والثاني معلوماتي: أيام التأخر يجب أن تكون في السجل لا في الذاكرة. فمراجعة تبدأ بـ«يدفع عادة، على ما أظن» هي مراجعة لمزاج المراجع. والموعد الموعود مقابل تاريخ الدفع، في كل فاتورة، هو الدليل الوحيد الذي يبقى بعد تغير الموظفين.

لماذا يجب أن يبقى الطلب الموقوف قابلا للتجاوز؟

لأن منعا بلا مخرج يعطله أول من يحتاجه، والمنع المعطل لا يحمي شيئا. الغرض منه فرض قرار في اللحظة الصحيحة، لا منع البيع.

فالتجاوز يحتاج تصميما لا احتمالا: الأشخاص الذين يحق لهم استخدامه يسمون مقدما، والسبب يأتي من قائمة قصيرة لا من حقل حر، ويظهر التجاوز على الطلب وعلى حساب العميل. ونظرة أسبوعية إلى تلك القائمة أرخص مراجعة ائتمان متاحة: تكشف السقوف الخاطئة.

والتجاوز الخفي سقف فيه ثقب، والعدّاد يجد الثقب في غضون شهر.

وتبقى حالة واحدة تحتاج قاعدة مكتوبة لا شاشة: الساعات التي يتعطل فيها النظام. فخطة بديلة تأخذ الطلب على ورق بلا فحص هي قرار في المخاطرة، والتخطيط للطوارئ الذي تنشره NIST لأنظمة المعلومات يعامل هذا النوع من البدائل كإجراء موثق ومختبر، لا كارتجال عند العدّاد.

كيف تضع السقف موضع التنفيذ؟

1. اكتب تعريف الانكشاف: الفواتير المفتوحة، والطلبات المؤكدة، وهذا الطلب.
2. احسب سلوك الدفع من أعمار الدين: أيام التأخر وأقدم بند مفتوح.
3. ضع السقوف بدور مسمى وتاريخ وسبب وتاريخ مراجعة.
4. قرر النطاق لكل حساب: عميل، أو مجموعة، أو ضمان.
5. ضع الفحص على شاشة الطلب، واجعله يمنع لا ينبه.
6. سجل الدفعات يوم وصولها، وحرر السقف عند التسجيل فورا.
7. سم الأشخاص الذين يحق لهم التجاوز، مع قائمة أسباب قصيرة.
8. اقرأ قائمة التجاوزات أسبوعيا، وأعد ضبط السقوف شهريا على أعمار الدين.

أين يخطئ هذا كله

الجدول الفصلي. صحيح يوم إرسال الملف، قديم بعد أسبوع، ولا يفتحه أحد قبل قبول طلب.

السقف الذي يرتفع ولا ينزل. يرفعه أحدهم لفك حجز واحد ثم يبقى، فتنجرف كل السقوف إلى أعلى حتى يكشفها أول عجز.

ثلاثة أسماء، دافع واحد. انكشاف المجموعة مهمل، وثلاثة سقوف منفصلة، ومجموع لا يقيسه أحد.

الدفعة التي لم يسجلها أحد. عميل موقوف وهو دافع، ومكالمة غاضبة، وسقف يرتفع لإنهاء الجدال.

ما لا يغطيه هذا المقال

ليس هذا نصيحة قانونية في التحصيل ولا في الشيك ولا في الإفلاس، ولا يقول كم يجب أن يكون السقف؛ ذلك قرار شهية، وأي رقم يكتب هنا يكون خاطئا في المحل التالي. ويفترض أن الطلبات تؤخذ في نظام يستطيع رفضها؛ وحين يصل جزء كبير من التجارة هاتفيا على ورق، يبدأ الضابط عند إدخال الورقة، أي متأخرا وأضعف.

نبني السقف داخل شاشة الطلب، محسوبا من أعمار الدين، مع تجاوز يترك خلفه اسما وسببا.