تقرير شهري يطابق الأرقام: خمسة أعداد تكفي

يستحق التقرير الشهري القراءة عندما يمكن تتبع كل عدد فيه إلى نظام مصدره ومطابقته بشيء من خارجه. خمسة أعداد تحمل معظم قرارات شركة تجارية: المبيعات المفوترة، والنقد المحصل، والهامش الإجمالي، وقيمة المخزون، والذمم المدينة؛ ويضاف إليها كلفة التوصيل لكل طلب مسلم إن كنتم تنقلون الطلبات إلى عملائكم. لا يفشل التقرير لأن رقما سيئ، بل لأن عددين لا يتطابقان ولا يلاحظ أحد ذلك حتى يلاحظه مورد أو بنك.

لماذا هذه الأعداد بالذات؟

كل عدد يجيب عن سؤال مختلف، ومجموعها يغطي الدورة كاملة: هل بعنا، وهل قبضنا، وهل ربحنا، وما الراكد في المخزن، وما بقي لنا عند الناس.

إن حذفت واحدا اختل التصور. مبيعات بلا تحصيل تبدو شهرا جيدا والرصيد البنكي ينزل. وتحصيل بلا هامش يبدو انضباطا في النقد وكل طلب يخسر. وهامش بلا قيمة مخزون يخفي نقدا دخل المخزن وبقي فيه. وقيمة مخزون بلا ذمم تخفي بضاعة بعتها بالأجل لمن لا يدفع.

يتكرر هذا في محل الجملة في وهران: يبيع بالأجل لعدد من البقالات، ويتابع المبيعات من نظام الفوترة وحده. الإيراد ينمو والسندات لا تجمع، فالشهر يبدو ناجحا والنقد في جيب غيره.

من أين يأتي كل عدد؟

نظام مالك واحد لكل عدد. وحيث يستطيع نظامان الإجابة، اختر واحدا واجعل الآخر يطابق الأول.

العدد	النظام المالك	يطابق مع
المبيعات المفوترة	الفوترة أو نظام ERP	إيراد دفتر الأستاذ
النقد المحصل	البنك والصندوق	كشف الحساب البنكي
الهامش الإجمالي	الفوترة وكلفة المخزون	حركات المخزون
قيمة المخزون	نظام المخزون	الجرد الفعلي
الذمم المدينة	دفتر الأستاذ	رصيد المدينين
كلفة التوصيل لكل طلب	كشوف شركات التوصيل	الطلبات المسلمة

أي فحص يكشف شهرا خاطئا؟

فحص واحد لكل عدد، وكل فحص مقابل سجل مستقل.

المبيعات المفوترة تساوي إيراد دفتر الأستاذ إلى الدينار. الفرق عادة إشعار دائن سجل في الشهر التالي، أو فاتورة بقيت مسودة، أو تسليم فوتر في نظام وألغي في آخر.

النقد المحصل يطابق كشف الحساب البنكي، والنقد يطابق ورقة معدودة وموقعة. الفجوة هنا فرق توقيت أو قبض لم يودع؛ والثاني هو المهم.

الهامش الإجمالي إيراد ناقص كلفة البضاعة المأخوذة من حركات المخزون. إن قفز الهامش دون تغير في السعر، فابحث عن كلفة شراء لم تحدث بعد رفع المورد لسعره، أو حركة سجلت مرتين.

قيمة المخزون كمية آخر المدة مضروبة في الكلفة، مقابل جرد فعلي لعينة: الأصناف سريعة الحركة، لا الأصناف المرتبة بعناية. الفرق الكبير حركة لم يسجلها أحد، وستظهر الشهر القادم خطأ في الهامش.

الذمم المدينة يجب أن تساوي رصيد المدينين في دفتر الأستاذ تماما. اسم في شريحة عمر خاطئة ليس خطأ محاسبيا، لكنه ينتج خطة تحصيل خاطئة، وهذا يكلف نقدا.

كلفة التوصيل لكل طلب مسلم من كشوف شركات التوصيل مقسومة على الطلبات المسلمة. إن تحركت، فافحص المرتجعات أولا: الطرد المرتجع يفوتر غالبا في الاتجاهين، وتقع الكلفة في شهر بلا إيراد يقابلها.

كيف يجري إقفال الشهر؟

1. اقفل المدة: سجل رقم آخر فاتورة ورقم آخر وصل داخلهما.
2. سجل كل ما تاريخه داخل الشهر، بما فيه إشعارات الدائن.
3. طابق الحساب البنكي والصندوق، واحفظ بنود المطابقة في قائمة.
4. قيم المخزون من الحركات في آخر المدة، واجرد عينة.
5. أخرج الأعداد الخمسة، واسم نظام المصدر ظاهر بجانب كل واحد.
6. نفذ الفحوص أعلاه واكتب كل فرق مع تفسيره.
7. قارن كل عدد بالشهر الماضي وبالشهر نفسه من العام الماضي، في فقرة بلغة واضحة.
8. وقع: من أعد ومن وافق، مع التاريخ.

الإقفال إجراء بترتيب ثابت، لا مهمة تبدأ حين يتذكر أحدهم. وإن استغرق أربعة أيام، فهذه حقيقة عن البيانات لا عن الجدية.

من يوقع التقرير؟

اسمان. المعد هو من يمسك الدفاتر: محاسب أو مسير أو المالك في شركة صغيرة. والموافق هو من يستطيع تفسير كل سطر أمام بنك أو مورد أو شريك: المالك أو المدير العام عادة.

في شركة صغيرة قد يكون الاسمان لشخصين، وفي محل واحد قد يكون المالك هو الاثنين، وحينها يقرأ التقرير شخص ثالث مرة في الشهر. التوقيع يعني «أستطيع تفسير كل فرق»، لا «المجموع معقول». ولهذا تكتب الفروق بجانب الأعداد بدل تسويتها بصمت. وتقرير يوقعه شخص واحد أعد التقرير ووافق عليه مسودة عليها تاريخ.

أين يخطئ هذا كله

التسوية الدائمة. رقم لا يطابق أبدا، فيكتب أحدهم الرقم الصحيح فوقه كل شهر. بعد ربع لا يعرف أحد أي الخلايا محسوبة، وقد صار التقرير رأيا.

صورة من نظام ERP. تصدير تقرير النظام وتسميته تقريرا شهريا يتجاوز المطابقة، وهي الجزء الوحيد الذي يلتقط الأخطاء. هذا طبع، وسيثق به الناس إلى أول شهر خاطئ.

أخطاء القطع. فاتورة بتاريخ 30 لبضاعة سلمت في 2 تضع الإيراد في شهر والكلفة في شهر آخر. يتأرجح الهامش لأسباب لا علاقة لها بالتجارة، ويصبح النقاش في الرسم لا في العمل.

مرتجعات وخصومات في المدة الخطأ. إشعار دائن صدر الشهر التالي لمبيعات الشهر الماضي يجمل شهرا سيئا ويعاقب شهرا جيدا.

رقم لا يجوز السؤال عنه. حين يعطي المالك رقما بنفسه، لا يفحصه أحد، فيبقى الخطأ سنة لأن السؤال عنه مخاطرة اجتماعية.

تعريف تغير في منتصف السنة. يحسن تعريف الهامش في جوان ولا يعاد عرض التاريخ، فتصبح كل مقارنة عبر السنة خاطئة بطريقة غير مرئية.

ما لا يغطيه هذا المقال

ليس هذا نصيحة محاسبية ولا جبائية، وليس حساب نتيجة كامل ولا ميزانية ولا جدول تدفقات؛ هو المجموعة الصغيرة التي تقول هل جرى الشهر كما أردتم. ويفترض عملة واحدة: تعدد العملات يضيف قرار سعر صرف يجب كتابته، وإلا صارت مقارنة الهامش بلا معنى. ولا يتناول تجميع مجموعة من كيانات قانونية عدة، وله قواعده في المبيعات بين الشركات.

نبني التقرير من أنظمة المصدر ومن الفحوص التي تجعله قابلا للمطابقة، فيقفل الشهر بتوقيع لا بجدال.